+7 (499) 795-28-79

795-29-87 (факс)

Вопрос-ответ

Необходимо отправить претензию контрагенту. Какой способ отправки предпочтителен?

Претензионный порядок с конкретными условиями, способом отправки, сроками рассмотрения писем может быть предусмотрен договором. Если в договоре отсутствуют согласованные условия, то контрагенты вольны выбрать из всех возможных наиболее предпочтительный для конкретного лица. Здесь главное обратить внимание на следующие моменты.

Претензию контрагенту претензию возможно несколькими способами:

  1. факсимильное отправление
  2. отправление по электронному адресу
  3. отправка почтовым направлением с описью вложения и уведомлением о вручении
  4. экспресс-почтой через специальные организации, которые также могут представить уведомление о получении документа
  5. непосредственное вручение контрагенту собственной курьерской службой.

При выборе способа нужно понимать, что основными целями отправки претензии являются получение доказательств о соблюдении досудебного претензионного порядка, фиксация просрочки, предоставление особого срока должнику для исполнения обязательства (Nachfrist), провоцирование ответа со стороны контрагента (например в целях признания факта наличия долга, что прерывает срок исковой давности). И в этих случаях на первый план выходит получение доказательств направления (а иногда и получения контрагентом) претензии. Тогда отправку факсом или по электронной почте в учет не берем (если только в договоре четко не предусмотрена возможность электронной или факсимильной отправки претензий при досудебном урегулировании споров!).

В законодательстве принцип «доставки» не закреплен, но на деле надо действовать по нему.

Т.е. лучше (особенно для суда) иметь на будущее подтверждение, что контрагент претензию получил (пени зачастую считаются именно с этого момента).

Отправка почтой (заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения (для подтверждения содержимого) лучший способ при нахождении контрагента в другом городе. Именно при этом способе не важен получатель, т.е. риск доставки именно на адресате (по смыслу ст 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск негативных последствий неполучения адресованной ему корреспонденции, если при требуемой от него степени заботливости и осмотрительности не предпримет мер, направленных на получение этой корреспонденции по месту своего нахождения). Здесь лишь можно посоветовать отправлять копии претензии по всем известным адресам: адресу из ЕГРЮЛ, из указанного в договоре и в переписке, на сайте и т.д.

Отправка специализированной экспресс-почтой пока остается в зоне риска, поскольку зачастую несмотря на точное указание адресата (и должности соответствующего лица при получении претензии) корреспонденция вручается любому, находившемуся по адресу получателя и возникают трудности с доказательством вручения именно контрагенту.

В случае нахождения контрагента в одном населенном пункте с отправителем претензии, рекомендуем отправить претензию с курьером. Несомненными плюсами данного способа является быстрота, и при правильной подготовке вполне доступная процедура получения доказательств доставки (представитель контрагента ставит на втором экземпляре отметку о получении: дату, ФИО и должность получателя, печать). Главное здесь важно понимание, что доказательственный риск лежит на отправителе, нужно подготовить курьера с указанием кому можно вручать (генеральный директор, секретариат, канцелярия…, т.е. точно сотрудник контрагента), кому нет (например ни в ком случае, представителям охраны –в основном работают по договору, и к сотрудникам контрагента отношения не имеют).

Актуально на 2013 год.

Задать вопрос